De 3 største tidsrøvere i administration af grundejerforeningen og ejerforening - og hvordan undgår du dem

Din tid er værdifuld. Vil du bruge din tid på unødvendige administrative opgaver? Nej, vel?

Kasper Frandsen
October 8, 2021
Administration

Din tid er værdifuld – måske mere nu, end nogensinde før. Vil du bruge din tid på unødvendige administrative opgaver? Nej, vel?

Fra bøvlede arbejdsgange til enkel administration der frigiver tid

Du kender det måske, hvis du er med i bestyrelsen i din ejer- eller grundejerforening. De mange timer I bruger i bestyrelsen på papirarbejde, referater der skal sendes rundt, information i opgangene og postkasserne. Måske du også har oplevet, at stemningen hurtigt kan skifte, når I er pressede og ikke kan komme til enighed. Det kan der naturligvis være mange grunde til, men når I frivilligt bruger tid på bestyrelsesarbejdet, skal tiden helst bruges optimalt.  

Det kan tage pusten fra de fleste, når timerne er knappe, men opgaverne er mange. Som frivillige i jeres ejerforening og grundejerforening er det vigtigt, at tingene bliver gjort korrekt første gang.

Ville det ikke være rart, hvis I kunne sikre jeres forening den mest enkle og effektive administration?

Vi har snakket med dine kolleger ude i ejer- og grundejerforeningerne – altså dem, der ligesom dig sørger for, at tingene kører – og spurgt, hvad de synes lægger beslag på deres tid unødvendigt i administrationen af deres ejerforeninger og grundejerforeninger.  

Vi har identificeret tre tidsrøvere, som du heldigvis slet ikke behøver at bekymre dig om, hvis altså du ved, hvordan du skal undgå dem. Vi afslører det for dig her.  

Vigtige dokumenter er blevet væk

Der er rod i papirerne og når de opbevares i fysiske mapper, har de tendens til at forsvinde. Det forsinker processerne i administrationen af ejerforeninger og grundejerforeninger.  

Det optimale scenarie: Du kan samle alle jeres dokumenter ét sted og tilgå dem, når du vil, hvor du vil. Slut med at lede efter dokumenterne, når du og andre bestyrelsesmedlemmer skal bruge dem.    

Uenighed om aftaler i bestyrelsen bidrager til en dårlig stemning

Du ved, at du modtog en mail fra et af de andre medlemmer i bestyrelsen og at I indgik en aftale, men nu kan du ikke finde den og han er uenig med dig.

Det optimale scenarie: Alle mails samles ét sted. Både mails mellem medlemmer i bestyrelsen, men også alle medlemmer i foreningen. Her kan du også segmentere udsendelsen af mails, så de lander hos de rette personer.

Manglende bilag skaber rod i bogføringen

Som med forsikringspapirer og e-mails kan bilag og fakturaer forputte sig. Især når der er udskiftning i bestyrelsen eller medlemmer flytter og glemmer at overdrage bilagene.

Det optimale scenarie: Glem alt om snørklede excelark du skal huske at opdatere med de nyeste tal. I stedet kan du samle alt, der handler om foreningens økonomi i ét samlet regnskabssystem og få det store overblik.  

Det er svært at få nye ind, når administration fylder meget

Det er de færreste frivillige der synes administration er fedt. Det er også de færreste, der er interesseret i at overtage en bunke fysiske bilag og nogle papir-mapper. Hvis I flytter fokus til fællesskabet og foreningslivet, så får I også bedre mulighed for at engagere nye medlemmer i bestyrelsen.

Administration af ejerforeninger og grundejerforeninger behøver ikke stjæle din tid

De optimale scenarier vi lige har skitseret for dig, er faktisk helt realistiske. MinEjerforening hjælper nemlig din ejerforening eller grundejerforening med at:

• Samle alle jeres dokumenter ét sted.

• Frigive tid fra unødvendige administrative opgaver.

• Bidrage til den gode stemning i bestyrelsen, når I ikke skal bruge energi på overflødigt, administrativt arbejde.  

Vi letter i forvejen administrationsbyrden fra ejer- og grundejerforeninger i hele landet og vi vil også gerne hjælpe din forening, så I kan gøre jeres administration mere strømlinet. Kontakt os i dag.