Online bestyrelsesmøder: Fordele og ulemper ved forskellige online tjenester

Hvordan holder man reelt et online bestyrelsesmøde, og hvilken tjeneste er bedst at benytte?

Kasper Frandsen
August 13, 2021
Vejledninger

Covid-19 har været skyld i hjemsendelser og en omfattende digitalisering af bl.a. møder. Også bestyrelsesmøderne i (grund-)ejerforeningerne er blevet påvirket, og mange steder har foreningerne besluttet sig for at afholde møderne online.

Men hvordan holder man reelt et online bestyrelsesmøde, og hvilken tjeneste er bedst at benytte? Vi har samlet konkrete erfaringer og vurderinger af de mest populære af tjenesterne, nemlig Zoom, Microsoft Teams og Google Meet, så du kan være sikker, at du vælger rigtigt i din konkrete situation.

Bestyrelsesmøder over Zoom

Zoom er enormt populært både på undervisningsinstitutioner og i erhvervslivet, og hver dag er der over 300 millioner mennesker, der gør brug af servicen. Zoom er nemt at bruge med overskuelige funktioner, som man hurtigt lærer at kende. Der er blandt andet mulighed for hurtigt at splitte sig op i mindre grupper ved møder, dele filer, optage mødet osv. Zoommediet er altså meget anvendeligt, og man kan deltage i et møde både på computer, telefon og tablet blot ved at modtage et invitationslink. Det er også overskueligt at være mødets vært – alt, du skal gøre, er at lave en zoomkonto, logge på og indtaste oplysningerne for dit møde.

Zoom er gratis, hvis mødet har under 100 deltagere, og hvis møderne max varer 40 min ad gangen. Ellers kan man tilkøbe den udvidede version, der kommer med flere funktioner; tillader flere deltagere og længere møder.

Nogle af de gode funktioner ved Zoom er for eksempel:

  • Synkronisering med din kalender (Outlook, G-mail m.m.)
  • God billed- og lydkvalitet
  • Mulighed for at dele sin skærm
  • Mulighed for at optage og transskribere møder
  • Live chat
  • Mulighed for at interagere med hinanden nonverbalt - f.eks. ved at række hånden op

Her kan du tilgå Zoom og læse mere.  

Bestyrelsesmøder over Microsoft Teams

Hvis I i bestyrelsen allerede bruger Microsoft 365, er Microsoft Teams en god og hurtig løsning. Servicen er internt forbundet med andre Microsoft-produkter som for eksempel Skype, Outlook og Office. Chat-funktionen er kendetegnende for Teams, men videofunktionen er også særdeles udmærket. Det er nemt at navigere i, og hurtigt at skifte mellem de forskellige funktioner, fordi de alle er samlet på ét sted – det går for eksempel hurtigt at veksle mellem chatten, video- og stemmeopkald.         

Teams følger med i Microsoft 365-pakken, men der er også en gratis version, der indeholder ubegrænset mulighed for at chatte og benytte videofunktionen samt 10 GB til filopbevaring.

Følgende funktioner kan fremhæves ved Teams som online møde-tjeneste:

  • Mulighed for skærmdeling
  • Mulighed for skemalægning
  • Deling af filer og mulighed for at redigere samtidigt
  • Mulighed for at optage video
  • Avancerede privatlivs- og sikkerhedsgaranti   

Her kan du tilgå Microsoft Teams og læse mere.  

Bestyrelsesmøder over Google Meet

I modsætning til Teams er Google Meet blot en tjeneste til videomøder. Tjenesten hænger internt sammen med tjenester som G-mail og Google Drive. For at kunne bruge Meet er det afgørende, at alle bestyrelsesmedlemmerne hver især har en Google-konto.

Google Meet er gratis, så længe møderne ikke varer over 60 minutter, og at der ikke deltager flere end 100 medlemmer. Er tidsbegrænsningen for eksempel et problem, kan den udvidede version tilkøbes.  

Nogle af de funktioner, der kan fremhæves ved Google Meet, er bl.a.:

  • Layoutet og skærmindstillingerne kan tilpasses
  • Mulighed for skærmdeling
  • Live chat
  • Passer internt sammen med Google og Microsoft Office kalendere

Her kan du tilgå Google Meet og læse mere.

Hvad er så bedst?

For at vælge den bedste tjeneste til at afholde online bestyrelsesmøder, er det vigtigt at forstå bestyrelsens præferencer og behov.

Hvis I blot har behov for at kunne foretage videoopkald, er Google Meet måske ideelt for jer – det er gratis og meget nemt at bruge. Har I derimod brug for en mere robust og udbygget tjeneste, er Microsoft Teams nok bedre, bare ikke hvis bestyrelsesmedlemmerne benytter andre systemer end Microsoft. Zoom er dog på mange måder den mest enkle og ligetil tjeneste, da bestyrelsesmedlemmerne ikke engang behøver at have en konto for at kunne deltage i et møde.   

Her kan du læse meget mere om gode råd til afholdelse af det gode bestyrelsesmøde online, og lige her kan du læse om, hvad bestyrelsens rolle, ansvar og pligter i (grund-)ejerforening i det hele taget er.