Pris for administration af grund- og ejerforeninger

Det er ikke en grundregel, at frivillige skal stå for alt.

Kasper Frandsen
September 1, 2021
Administration

Grundlæggende er en (grund-)ejerforening et administrativt fællesskab, der har til opgave at administrere ejerenes fælles interesser og anliggender. Administrationen af foreningen er derfor en vigtig opgave, som bygger på tillid, gensidig forståelse og overblik. Opgaven påhviler typisk formanden og kassereren, som er frivillige. I de større foreninger har man måske en administrationsaftale med en professionel administrator.

For de frivillige kan opgaven som administrator virke overvældende: Det handler om at danne sig et overblik over, hvilke arbejdsopgaver der er i foreningen, hvilke processer der er - f.eks. opkrævning af kontingent, afregning af forbrug eller udlejning af fælleslokaler. Derudover skal man forholde sig til, hvad fremtiden kunne indebære af behov og efterspørgsler – det er vigtigt at anerkende et eventuelt behov for administrativ hjælp og at forholde sig til, hvordan dette bedst imødekommes.  Så når man kender sine behov og opgaver, kan man drøfte hvorvidt det hele skal løses af frivillige eller med ekstern bistand. Det er ikke en grundregel, at frivillige skal stå for alt.

Hvad er det administrative behov? 

Listen over administrationsopgaver kan ofte være lang. Det kan virke som en stor mundfuld at skulle navigere i de mange arbejdsopgaver, som kunne være følgende:

  • Udarbejdelse af regnskab
  • Bogføring af løbende kvitteringer og regninger
  • Indkalde til møder og sætte dagsordenen, herunder forberede bilag
  • Skrive referater fra møder
  • Sikre underskrift på beslutninger, referater, dagsordener
  • Styring af dokumenter  
  • Overblik over medlemmer og deres status
  • Kontingentopkrævning
  • Svare henvendelser fra ejendomsmæglere, kommunale myndigheder eller lignende

Behovet for administration kan variere meget alt efter, hvor stor foreningen er. Derfor skal den hjælp, der er brug for tilpasses til de specifikke behov, der er. Desuden er det ikke sikkert, at I i jeres forening har lyst til at fralægge jer alt ansvar for administrationen, men blot ønsker et understøttende og vejledende system, der er med til at skabe overblik, og hvor dokumenter og data kan blive opbevaret sikkert og nemt.      

Hvordan løser man nemmest administrationsopgaverne?

Der findes efterhånden en del hjælp at hente til ejendomsadministration, hvis man ikke vil lægge alle opgaverne på frivillige hænder.

Der findes forskellige servicemuligheder til både små og store foreninger, der imødekommer de behov, som den enkelte forening måtte have. Når store firmaer organiserer administrationen, sker det ofte, at der vil være tilknyttet specialister. Foreningen bliver typisk lovet at de får tilknyttet én fast administrator og én fast bogholder, som altså forsøger at engagere sig personligt og forstå den enkelte forenings behov og interesser. Det er dog desværre langt fra tilfældet hver gang.

Hvis man ikke ønsker at få hjælp til administrationen gennem en større ejendomsforvalter, er det også en mulighed selv f.eks. at tage fat i en privat bogholder, et advokathus eller en lokal revisor.

Det, der adskiller de forskellige tilbud er ikke ydelserne de tilbyder, men den pris, som de gør det til. De større forvaltere tager typisk betaling for hver af ydelserne, som enkeltvis kan koste alt mellem 1000 og 7500 kr., så hvis din forening har brug for flere af de administrative servicer, kan prisen hurtigt løbe op. Der kan desuden være tale om høj timeløn til specialister og fagpersoner, som sættes i forbindelse med foreningen. Det er også tilfældet, hvis foreningen beslutter sig for selv at opsøge en selvstændig bogholder eller revisor.

Selvfølgelig kan man som forening vælge fra og til blandt tilbuddene og tilpasse dem til de behov, som forening konkret har, men ville det ikke være at foretrække, hvis det hele var samlet på et sted til en god pris?         

Administration som system eller færdig løsning - Fordele og pris  

Hos MinEjerforening har vi ikke 30 års erfaring at trække på, eller advokater og revisorer ansatte. Vi er mindre end store boligadministratorer, men til gengæld er vores tilbud overskueligt samlet, til en rigtig god pris som selv de mindste vejlaug og ejerforeninger kan betale.

Vores online administrationssystem er enkelt, men komplet. Vi har samlet funktionerne på ét sted – i ét online system – og det er der mange fordele ved: I stedet for at I som forening manuelt skal vælge fra og til mellem dyre servicer, er det hele samlet i vores system, og det betyder:

  • At kassereren i foreningen får en nemmere opgave
  • At I nemt og overskueligt får indblik i og oversigt over jeres økonomi
  • At medlemmerne nemt får adgang til information om foreningen 
  • At det bliver nemmere at opkræve kontingent 
  • At det bliver nemmere og mere sikkert at opbevare dokumenter og overholde GDPR-lovgivningen  

MinEjerforening er en løsning, hvor I selv fortsat står for administrationen. Basispakken indholder et medlemskartotek, oversigt over regnskab, bogholderi og faktureringssystem, mulighed for dokumenthåndtering og kontingentopkrævning samt nyhedsbreve. Alt sammen til en meget overskuelig pris på 2.499 pr. år.

Der kan være mange årsager til, at I ikke vil stå for administrationen selv. Det kan være svært at finde en kasserer, som frivilligt vil påtage sig det krævende arbejde. Det kan være, I har mere ro i maven hvis det er professionelle. Og endelig, er der mange der ønsker at bestyrelsens tid bruges på fællesskabet i foreningen, fremfor bogholderi.  

Vi tilbyder også en komplet administrationspakke hos Vores Administration. Den kan du læse mere om på www.voresadministration.dk.

Hvis jeres forening ikke vil stå for bogføring, opkrævning af kontingent, rykkere, afstemning af banken og afslutning af årsregnskabet, så er Vores Administration en billig og effektiv løsning. Du kan læse mere om pakkerne og priserne samt bestille lige her.  Du kan hente et informationsark til Grundejerforeninger her, og et informationsark til Ejerforeninger her.

Sådan skifter I ejendomsadministrator 

Er det nu klart, at din grund- eller ejerforening kan administreres på billigere og enklere vis, så er det heldigvis nemt at skifte administrationsservice.

Det er foreningens vedtægter, der regulerer, om det er bestyrelsen, der må tage beslutningen om administrationsservicen, eller om det skal afgøres på den næste generalforsamling. Hvis det er bestyrelsens beslutning, kan det være en god idé at tage informationsarkene med til mødet, eller bede én fra Vores Administration om at ringe ind og svare på spørgsmål.

Hvis der skal stemmes om beslutningen på en generalforsamling, kan det være en god idé at præsentere fordele og ulemper ved den nuværende administration og herefter at sammenlige med fordele og ulemper ved en anden mulighed. Vi vil gerne hjælpe jer i den proces; også selvom I måske skulle ende med en anden udbyder.

Ønsker du at vide mere eller har behov for vejledning kan du kontakte os her.